29 de agosto de 2013

Introducción al Strategic Sourcing



Strategic Sourcing o Abastecimiento Estratégico se define como una metodología enfocada en la reducción del costo total de los materiales, bienes y servicios contratados por la compañía. Consiste en un proceso lógico y secuencial que analiza la demanda interna de la empresa, su posición frente al mercado de oferta y el poder de negociación de la compañía con relación a sus proveedores. De esta forma, se lograrán identificar las  mejores oportunidades de abastecimiento, al menor costo total, con el menor riesgo posible, con una visión clara de las innovaciones de productos y de mercado, la mejor calidad y todo ello, soportado por la selección de los proveedores idóneos y mejor calificados del mercado.

Éste proceso sin duda alguna fortalece no solo al área de compras, sino a toda la compañía, dado el nivel de integración que se promueve con las demás áreas funcionales; y la alineación de la estrategia de abastecimiento, con los objetivos y metas corporativas planteadas por la alta dirección.

El Strategic Sourcing no solo es una tendencia en empresas de clase mundial. Actualmente constituye una metodología de gestión, con la que toda empresa debería contar a la hora de llevar a la acción los planes que permitirán el cumplimiento de los objetivos corporativos, definidos en la planeación estratégica, como por ejemplo: la mejora en la rentabilidad, la reducción de días de inventario para optimizar el capital de trabajo, la reducción de los tiempos de entrega de los productos a los clientes y la reducción de reclamos por no calidad, entre otros.

La metodología de abastecimiento estratégico, se desarrolla teniendo en cuenta seis estrategias básicas:

  • Re-configuración de Especificaciones
  • Mejora Conjunta de Procesos
  • Re-estructuración de la Relación de la Cadena de Abastecimiento
  • Aprovisionamiento Global / Regional
  • Evaluación del Mejor Precio
  • Concentración de Volúmenes



Las etapas
Para desarrollar el modelo de Abastecimiento Estratégico, es necesario llevar a cabo algunas etapas, las cuales pueden diferir dependiendo del enfoque del modelo. Las más importantes son las siguientes:

1) Análisis del Gasto Interno: Esta etapa tal vez es una de las más importantes de la metodología de Abastecimiento Estratégico, ya que le da a la compañía una visión clara de la composición de su gasto. Consiste en la identificación de los elementos que compramos, en qué cantidades lo hacemos, desde donde abastecemos, a quienes les compramos y a que nivel de precios. Nos da la oportunidad de determinar el ahorro potencial de nuestra gestión y la posibilidad de rediseñar especificaciones ó emprender la búsqueda de bienes sustitutos, para los productos que representan un porcentaje importante del gasto y que por su posicionamiento en la Matriz de Kraljic, podrían ser objeto de un proceso de "Market Intelligence" como estrategia complementaria.

2) Identificación del Mercado de Proveedores: En esta etapa, la compañía logrará un entendimiento absoluto del mercado de oferta global y local. Se logrará identificar el tipo de mercado en el que nos movemos, según sus características y por ende nos dará un idea del poder de negociación con el que contamos frente a dicho mercado. En esta etapa es de suma importancia aplicar análisis como el de Porter, el cual nos dará una idea clara de las barreras del mercado, los nuevos competidores, el tamaño del mercado, tipo de competencia, proveedores de productos sustitutos, etc. Con los principales proveedores identificados, se sugiere iniciar procesos RFI para obtener la mayor información posible de la industria.

3) Análisis del TCO (Total Costo of Ownership): El análisis TCO nos permitirá saber cuál es la dispersión del costo total, entre las opciones de abastecimiento que se han identificado. Este ejercicio debe incluir costos ocultos como por ejemplo, costo de la gestión de compras al interior de la compañía, costos de capital por efecto de la condición de pago y el nivel de inventario de seguridad que debemos mantener y una estructura de costos de los principales proveedores con el fin de identificar las materias primas e insumos con mayor influencia dentro del costo del producto. Sobre los precios de estas materias primas, es necesario hacer seguimiento periódico e identificar riesgos u oportunidades para emplear en nuestras negociaciones.

4) Definición de la Estrategia de Sourcing: Una vez identificadas las oportunidades y riesgos de cada uno de los escenarios de abastecimiento, es necesario acordar la estrategia de abastecimiento con la alta dirección y con las áreas involucradas. De esta forma garantizaremos que la estrategia tenga la aprobación y apoyo de toda la compañía. En ella estableceremos puntos tan importantes como donde comprar, plazos de entrega, demanda actual y futura del material, niveles de servicio, número de proveedores a emplear, protocolo de comunicaciones, etc.

5) Negociación de Nuevos Contratos con Proveedores: La negociación llevada a cabo bajo la metodología de Abastecimiento Estratégico, cuenta con una preparación mucho mayor y un entendimiento del mercado más profundo, dado el desarrollo de las etapas anteriormente mencionadas. Por consiguiente, en esta etapa el negociador debe ser lo suficientemente hábil como para capturar el mayor valor de la negociación, manteniendo un enfoque de negociación integrativa a fin de concretar un acuerdo que sea beneficioso para ambas partes (ganar – ganar). En la preparación de la negociación es importante que los clientes internos y demás áreas involucradas participen, para así asegurar que ningún aspecto importante se quede por fuera de la negociación. También es muy importante que se establezca un plan de empalme entre el Proveedor entrante y el Proveedor saliente, con el fin de evitar cualquier inconveniente que afecte la continuidad del abastecimiento.

6) Cálculo de Ahorros Alcanzados: Uno de los objetivos principales del Abastecimiento Estratégico es conseguir ahorros para la compañía. Por tal razón es importante que contemos con un proceso de captura de ahorros mes a mes y de esta forma hacer un monitoreo continuo al cumplimiento de las metas de ahorro acordadas con la alta dirección de la compañía. Se recomienda el manejo de indicadores de medición de ahorros como, por ejemplo, variación del costo estándar. También es muy importante que apartemos del análisis elementos que pueden distorsionarlo, como por ejemplo las variaciones de tipo cambiario, las cuales deberán ser cubiertas por el área financiera, mediante la utilización de instrumentos del mercado de capitales como opciones y futuros.

Beneficios del modelo de Strategic Sourcing:

a) Obtención de Ahorros: Reducción del Costo Total de Compra (TCO), Optimización del Capital de Trabajo mediante la reducción de días de inventario y ampliación de condición de pago; y la disminución de costos logísticos asociados al proceso de abastecimiento.

b) Eficiencia en Proceso: Reducción en los costos transaccionales del proceso de compras y una mejor organización interna del área, la cual se enfocará en procesos más estratégicos y en el mediano plazo, reducirá la operatividad inherente al proceso de Compras.

c) Mejoras Intangibles: El Modelo de Abastecimiento Estratégico logra el involucramiento de la alta dirección para facilitar la toma de decisiones, da al proceso de compras una metodología ordenada de cómo actuar y vuelve al abastecimiento protagonista en el cumplimiento de los resultados corporativos de la Compañía. Adicionalmente, los equipos de compras que han trabajado con esta metodología, experimentan un mayor compromiso con el resultado del área y dan inicio a la profesionalización de sus funciones y al posicionamiento de su área, transformando el proceso de abastecimiento en un proceso estratégico con un importante aporte de valor agregado.


Factores de éxito EN SU IMPLEMENTACIÓN

1) Accesibilidad a Información: Los profesionales de abastecimiento deben contar con información del negocio que les permita  reaccionar de forma proactiva. Cuando se ejecuta correctamente, el abastecimiento estratégico permite a la empresa evaluar continuamente la información sobre la estrategia del negocio, las condiciones del mercado en general, el desempeño de los proveedores, las necesidades y expectativas internas, los impactos de futuros proyectos, para actuar proactivamente en base a ello.

2) Compromiso Organizacional: Es imprescindible contar con el compromiso de la alta dirección. En primer lugar, los ejecutivos son la fuente principal de los objetivos de la estrategia corporativa y por ello deben asegurarse que la información sea compartida continuamente con el área de Compras. En segundo lugar, el nivel de integración entre una organización y sus proveedores, puede generar sinergias y ventajas competitivas, mediante prácticas comerciales que involucran inversiones de capital conjuntas y negociaciones colaborativas de largo plazo.

3) Entendimiento del Mercado: Los profesionales de Strategic Sourcing desarrollarán una comprensión de su posición frente el mercado y su poder de negociación, el cual en ocasiones no tiene nada que ver con el tamaño de la empresa, sino con el del mercado. La Compañía mediante el trabajo del área de compras podrá entender el mercado de una forma más integral. Tener esta comprensión ayudará a una organización a ser proactiva a los cambios en el mercado, entender las maneras de aprovechar las capacidades de los proveedores para dar soluciones de menor costo total, y finalmente prepararse mejor para el desarrollo de negociaciones exitosas.

4) Análisis del Costo Total: Este análisis permitirá identificar el tipo y magnitud de las oportunidades de ahorro fuera de las negociaciones tradicionales en: precio, plazo de entrega y condiciones de pago. Mediante la comprensión de los efectos de: los costos de inventario, de las especificaciones, costos del ciclo de vida (incluyendo: garantía, la reparación y disposición final), los costos de transacción y otros, el proceso de abastecimiento estratégico aumentará el valor de la compra, identificando las fuentes de ahorro de costos. También permitirá identificar puntos de quiebre del precio para lograr negociaciones más efectivas.

5) Modificación de enfoque hacia Proveedores: El Strategic Sourcing tradicionalmente se ha asociado con oportunidades de consolidación e incremento de poder de negociación. Sin embargo, cuando una organización se acerca a sus proveedores hablando de oportunidades estratégicas, buscando formas de integrarse que mejoren el desempeño de ambas organizaciones, discutir y evaluar oportunidades de ahorro desde una perspectiva de costo total, el resultado del proceso es mucho mejor; ello debido a que ambas partes están hablando de la creación de valor, no acerca de los beneficios de una organización u otra. Actualmente los avances tecnológicos como la Internet y la negociación electrónica han creado entornos competitivos que permiten a los actuales proveedores responder mejor a los objetivos de la organización compradora.

6) Cambios en la función administrativa: Una de las claves será la de separar la función de aprovisionamiento de la función de compras. Las personas responsables de la compra de componentes normalmente pasan más de 50-60 por ciento de sus días atendiendo responsabilidades transaccionales (pedidos, órdenes de re-programación, solucionando problemas de desabastecimiento, resolviendo discrepancias en facturas, etc.); y tienen poco tiempo disponible para centrarse en actividades de mayor valor agregado. Ejemplos de actividades de valor incluyen: la gestión de proveedores, investigación de mercado, y cumplir con los clientes internos para entender cómo son sus necesidades. Además, se requiere de mayor interacción con los clientes internos, por ejemplo, ingeniería, fabricación, ventas y marketing, áreas que deberán proporcionar a su vez apoyo a tiempo parcial, lo que desarrollará la comprensión de los objetivos generales de la empresa. La implementación del Modelos de Abastecimiento Estratégico permitirá que el área de Compras pase de ser catalogada como un área soporte y de apoyo, a consolidarse como un área Estratégica para la Compañía.

7) Cultura / Proceso de Mejora Continua: La gestión del cambio será fundamental para la obtención de resultados, y es más importante el mantenimiento de los mismos. GPM Global Purchasing Management describe esto como la conversión de un "Proyecto" en un "Proceso". 

Además de los factores críticos de éxito mencionados se requiere del compromiso de la organización para que los cambios y medidas (tanto internos como externos) sean interiorizados para impulsar los cambios de comportamiento que correspondan.


¿En cuánto tiempo se pueden conseguir resultados?

GPM Global Purchasing Management tiene como objetivo fundamental que un proyecto de Strategic Sourcing se transforme en un proceso sistemático, que genere ahorros permanentes y tangibles para la empresa.

Esquema comercial 100% de acuerdo al nivel de ahorros conseguido.

Solicite mayor información a:

Raúl Canales
Director de Nuevos Negocios
GPM Global Purchasing Management
PBX (511) 655-1394  
Andres Gonzalez
Country Manager
GPM Global Purchasing Management Colombia
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José Cárdenas
Country Manager
GPM Global Purchasing Management Chile
E-Mail: contacto@gpmchile.cl
www.gpmchile.cl

Esteban Vallejos
Country Manager
GPM Global Purchasing Management México

1 comentario:

  1. Es un modelo muy atractivo de aprender y aplicar, gracias.

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